Cara Melakukan Orientasi Karyawan Baru, HRD Perlu Persiapkan Ini!
Ketika memulai pekerjaan baru, salah satu proses yang harus dilewati oleh karyawan baru adalah program orientasi karyawan.
Setelah mengikuti berbagai rangkaian seleksi, orientasi menjadi salah satu program wajib yang harus dijalani karyawan baru.
Di bagian inilah, HRD berperan penting untuk membantu karyawan baru mengenal perusahaan secara mendalam sebelum mulai bekerja.
Hal ini mencakup pemahaman terhadap peraturan, norma budaya kantor, dan juga mengenal rekan kerja.
Selama fase ini, karyawan baru juga akan diperkenalkan pada berbagai program perusahaan yang relevan.
Maka dari itu, hari pertama bekerja menjadi saat yang penting baik bagi karyawan baru maupun HRD!
Apa Itu Orientasi Karyawan?
Saat memasuki tempat baru, tentu akan ada rasa cemas dan khawatir, terutama bagaimana caranya beradaptasi.
Apalagi, kesan pertama tentunya menjadi hal krusial.
Itulah mengapa saat mulai bekerja di tempat baru akan ada periode yang namanya orientasi karyawan.
Orientasi merupakan proses memperkenalkan karyawan baru ke pekerjaan dan memberikan informasi-informasi penting yang dibutuhkan karyawan.
Masa ini menjadi waktu yang penting bagi karyawan baru, tim, hingga perusahaan karena seluruh pihak dapat mengenal dan bisa membangun hubungan satu sama lain lebih baik.
Apa Tujuan dari Orientasi bagi Karyawan Baru?
Tujuan orientasi karyawan sendiri yaitu memperkenalkan informasi penting yang harus diketahui semua orang.
Tidak hanya itu, proses orientasi ini juga menjadi sarana yang dapat membantu karyawan baru agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja barunya, serta menghindari culture shock.
Orientasi juga mampu memberikan karyawan kepercayaan diri yang lebih tinggi karena mereka dapat memahami lingkungan kerja dengan lebih baik.
Karena itulah, dalam menyusun program orientasi, HRD selaku pihak yang bertanggung jawab perlu memastikan keseluruhan prosesnya tersusun secara terencana dan terstruktur.
Di periode ini, karyawan baru biasanya akan mendapat pemaparan mengenai peraturan, prestasi perusahaan, tujuan organisasi, serta hal-hal praktis seperti cuti, izin sakit, dan jalur karir.
Karyawan juga bisa mengajukan pertanyaan mengenai kebijakan-kebijakan dan sistem yang ada untuk menghindari kesalahan informasi di masa mendatang.
Lalu, bagaimana cara melakukan orientasi karyawan?
Bagaimana Cara Melakukan Orientasi yang Baik bagi Karyawan Baru?
Untuk mengetahui bagaimana cara melakukan orientasi yang efektif, alangkah baiknya untuk mengetahui pengertian orientasi itu sendiri.
Dalam dunia kerja, ada banyak hal yang harus diterapkan dan diketahui, di mana tidak hanya sekadar pekerjaan yang akan dilakukan.
Contohnya seperti kebijakan dan aturan perusahaan, cara klaim asuransi jika ada, dan sebagainya.
Dari situ, kita tahu bahwa definisi orientasi karyawan merupakan sebuah usaha yang dilakukan untuk mengenal perusahaan lebih dalam.
Manfaat orientasi dan tujuan utama dari proses ini untuk mengetahui latar belakang dan seluk beluk perusahaan, dengan harapan bisa membawa karyawan agar lebih dekat dengan rekan kerjanya dan merasa percaya diri dalam melakukan pekerjaannya.
Jadi, untuk melakukan orientasi yang baik, pastikan bahwa informasi yang akan disampaikan lengkap terlebih dahulu.
Nah, langkah untuk melakukan orientasi karyawan yang baik dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
1. Menyiapkan agenda orientasi
Salah satu cara melakukan orientasi karyawan baru yang perlu diperhatikan adalah menyiapkan agenda orientasi.
Supaya saat proses orientasi, karyawan tidak bingung akan apa yang harus mereka kerjakan, dan kepada siapa mereka harus bertemu.
Baca Juga: Contoh & Cara Membuat Job Description yang Efektif
2. Menghubungi karyawan beberapa hari sebelum orientasi
Memberitahu karyawan baru agenda orientasi sebelum hari pertama bekerja akan memberikan rasa nyaman dan kesiapan mental yang lebih matang.
Terkadang, akan ada rasa cemas dan ragu jika mereka tidak tahu harus melakukan apa di hari pertamanya.
3. Memastikan kelengkapan administrasi telah terpenuhi
Jika kamu penyelenggara orientasi, kamu bisa menyiapkan list administrasi yang harus dipenuhi sebelum orientasi.
Dengan begitu, saat karyawan mulai bekerja, mereka bisa fokus untuk orientasi dan mempelajari lingkungan barunya.
4. Membuat jadwal training sesuai posisi pekerjaan
Orientasi tidak hanya sekedar mengenal lingkungan, tetapi juga mengenal ranah pekerjaannya.
Dalam proses ini, kamu juga akan mendapatkan pelatihan atau training sesuai posisi pekerjaan sehingga kamu bisa lebih percaya diri dan terbiasa akan pekerjaan barumu.
5. Meminta feedback dari peserta orientasi
Salah satu hal penting yang tidak bisa kamu lewati pada saat orientasi adalah meminta feedback kepada peserta tentang proses orientasi yang mereka lewati.
Dengan begitu, manajemen SDM bisa tahu apakah materi yang disiapkan tepat sasaran atau malah ada sesuatu yang bisa dikembangkan.
Berapa Lama Masa Orientasi Karyawan Baru?
Orientasi karyawan adalah proses menyediakan segala informasi dan hal yang dibutuhkan oleh orang baru.
Informasi ini tentu tidak dapat diserap dalam satu kali pertemuan, karena setiap orang memiliki kecepatannya sendiri dalam belajar hal baru.
Jadi enggak perlu heran ya, kalau masa orientasi karyawan biasanya akan berlangsung selama dua minggu hingga satu bulan, atau bahkan bisa lebih lama.
Lamanya masa orientasi tergantung dari banyaknya materi pengenalan yang harus disampaikan, terutama materi-materi yang terkait antar departemen.
Proses orientasi menjadi masa di mana perusahaan melakukan perkenalan karyawan dengan lingkungan barunya.
Sama seperti kamu yang baru masuk sekolah atau kelas baru, karyawan pasti akan butuh waktu untuk menempatkan diri di lingkungan yang terasa asing hingga nyaman.
Tidak jarang juga karyawan baru memiliki kesempatan untuk mengenal atasan-atasannya di masa orientasi ini.
Baca Juga: Apa Itu Employer Branding? Lakukan Strategi Ini di Era Digital
Apa Saja Bahan atau Materi Orientasi Karyawan Baru?
Tentunya ada banyak cara untuk melakukan orientasi yang baik bagi karyawan.
Idealnya setelah proses orientasi, karyawan baru diharapkan sudah merasa nyaman dan memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya.
Selain itu, orientasi juga dapat meningkatkan rasa percaya diri seseorang karena saat proses pengenalan mereka tahu kemampuan apa saja yang dibutuhkan untuk menghadapi pekerjaannya.
Umumnya, HRD mempunyai peran untuk mengelola karyawan akan bertanggung jawab mengadakan dan memastikan persiapan orientasi untuk karyawan baru.
Dalam pelaksanaannya, akan ada serangkaian kegiatan yang akan diadakan yang telah tersusun rapi.
Untuk mengadakan orientasi yang efektif, biasanya HRD sudah menyiapkan checklist orientasi karyawan baru sebagai berikut:
1. Menyambut karyawan dengan baik
Penyambutan karyawan tentunya akan sangat penting untuk dilakukan karena disinilah langkah awal seseorang telah sah menjadi bagian dari suatu perusahaan.
Maka dari itu, sebagai HR kamu perlu menyambut karyawan baru dengan baik, ya.
2. Melakukan office tour untuk mengenal lingkungan sekitarnya
Saat ini memang banyak perusahaan yang menerapkan bekerja dari rumah atau work from home, tetapi biasanya karyawan baru akan diminta datang ke kantor untuk berkeliling lingkungan gedung,
Hal ini dilakukan supaya ketika work from office diberlakukan kembali, karyawan tidak kebingungan dan lebih mudah menemukan tempat kerjanya.
3. Memberikan contact person serta menyediakan employee kit
Contact person memiliki peranan penting bagi karyawan baru dalam melewati masa orientasinya.
Sebab, karyawan baru akan berhubungan langsung dengan contact person untuk mengatur jadwal orientasi dan bertanya apabila ada kebutuhan atau hal-hal yang kurang jelas.
Sementara itu, employee kit biasanya berupa barang-barang atau akses yang menunjang pekerjaan seperti kartu tanda pengenal karyawan, seragam, alamat email kantor, dan alat-alat yang akan digunakan saat bekerja.
4. Perkenalan ke peraturan perusahaan
Biasanya, karyawan baru akan mendapatkan semacam buku saku berisi aturan perusahaan dan prosedur-prosedur tertentu seperti pengajuan cuti atau resign, hingga kebijakan perusahaan.
Sebab, pada masa orientasi aturan perusahaan tetap akan dijelaskan meskipun secara singkat.
Umumnya, HRD juga akan memberikan materi mengenai cara mengajukan klaim asuransi di bagian ini.
Meski begitu, memang tidak semua perusahaan di Indonesia memiliki asuransi kesehatan swasta bagi karyawan karena merasa sudah ada BPJS.
Padahal, BPJS dan asuransi kesehatan itu berbeda, lho.
Memberikan asuransi kesehatan swasta kepada karyawan itu penting dalam hal menarik dan merekrut kandidat bertalenta, meningkatkan produktivitas karyawan, hingga meningkatkan retensi karyawan.
Melansir Harvard Business Review, fasilitas asuransi kesehatan merupakan manfaat nomor 1 yang diminta oleh karyawan.
Supaya lebih paham, sebaiknya kamu membaca artikel “Tips Memilih Asuransi Kesehatan untuk Karyawan” ini, ya.
Nah, bagi kamu yang membutuhkan perlindungan asuransi bagi karyawan.
Rey for Business yang siap menjaga semua karyawan kamu agar tetap sehat dan produktif.
Dengan menjadi member Rey, karyawanmu bisa langsung berkonsultasi dengan dokter, baik online maupun offline.
Tebus obat pun bisa gratis, lho. Mau rawat jalan atau rawat inap? Bisa juga.
Untuk info lebih lanjut, kamu bisa klik banner di bawah ini, ya!
5. Penjelasan soal struktur organisasi dan job description
Mengetahui orang-orang yang ada di departemen lain juga penting dan akan sangat membantu ketika bekerja nantinya.
Tidak hanya itu, karyawan juga akan mendapatkan penjelasan secara detail tentang jenis pekerjaan apa yang akan dilakukan beserta langkah-langkahnya.
Baca Juga: 9 Cara Meningkatkan Loyalitas Karyawan Terhadap Perusahaan!
Apa yang Terjadi Jika Tidak Ada Orientasi Karyawan?
Orientasi yang baik akan membuat pegawai lebih percaya diri dan dekat dengan sesama rekan kerjanya.
Selain itu, dalam masa orientasi juga perusahaan sudah bisa menilai mutu sang karyawan.
Contoh, seperti bagaimana karyawan tersebut mengatur waktunya dalam menerima, memproses, dan menerapkan informasi yang telah diterimanya.
Biasanya, masa pengenalan karyawan ini menjadi masa yang cukup padat bagi karyawan baru karena banyaknya jadwal pelatihan yang sudah diatur.
Jangka waktu dalam sebuah orientasi memang tidak bisa dipastikan secara pasti, makanya HRD akan memanfaatkan momentum ini untuk membangun hubungan yang baik dengan anggota barunya.
Lalu, bagaimana jika sebuah perusahaan tidak mengadakan orientasi untuk karyawannya?
Tentunya, hubungan antar karyawan akan terasa lebih canggung karena tidak ada wadah untuk mengenal satu sama lain sebagai manusia biasa dan bukan rekan kerja.
Tidak hanya itu, informasi mendasar yang biasanya akan digunakan dalam sehari-hari akan sulit untuk diterima dan diproses jika seseorang langsung mengerjakan pekerjaannya tanpa diberi penjelasan terlebih dahulu.
Karyawan juga akan sulit untuk membangun rasa percaya diri dan kurang terbuka, karena tidak ada wadah dan tempat untuk bisa mencari informasi sambil beradaptasi.
Baca Juga: Simak Cara Interview Calon Karyawan, Siapkan Pertanyaan Ini!
Penutup
Nah, itu dia informasi mengenai cara orientasi karyawan.
Pada umumnya, perusahaan akan mengerahkan tim HRD atau personalia untuk melaksanakan proses ini.
Jadi, semoga artikel ini dapat membantu kamu yang akan menjalani orientasi, ya!
Masih ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, tulis di kolom komentar!
Yos adalah penulis artikel SEO dengan pengalaman menulis lebih dari tiga tahun. Dia menguasai berbagai topik, termasuk gaya hidup, kesehatan, personal finance, dan asuransi. Selain daripada penulisan artikel SEO, Yos juga mempunyai pengalaman menulis dalam copywriting dan UX writing.
Suhartantowi Lauw 
Aul Risky 
Dwi Julianti