Contoh & Cara Membuat Job Description yang Efektif
Meski terlihat sepele, membuat job description ternyata tidak semudah itu, lho.
Seperti yang kamu ketahui, job description merupakan bagian yang menjabarkan uraian pekerjaan, kewajiban, dan juga tanggung jawab karyawan.
Jadi penting sekali nih, bagi HRD untuk mengetahui cara menulis job description yang efektif.
Sebab, job description ini akan menjadi bahan pertimbangan bagi calon karyawan sebelum melamar di sebuah posisi perusahaan.
Lantas, bagaimana sih, cara membuat job description yang bisa menarik perhatian kandidat?
Yuk, langsung saja simak uraiannya berikut ini.
Apa Itu Job Description?
Sebelum membahas trik dan cara membuatnya, sebaiknya kamu memahami dahulu apa itu job description.
Apabila diartikan ke dalam Bahasa Indonesia, job description diartikan sebagai deskripsi jabatan.
Job description akan memberikan uraian lengkap mengenai tugas, tanggung jawab, kewajiban, dan juga penanganan dalam suatu pekerjaan.
Bisa dibilang job description adalah ringkasan pekerjaan dari sebuah posisi tertentu.
Dalam perusahaan, manfaat job description yakni sebagai pedoman karyawan dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan tertentu.
Itulah mengapa, job description bersifat fleksibel dan berbeda-beda di setiap perusahaan.
Bahkan di dalam departemen yang sama dengan posisi serupa, bisa saja memiliki job description berbeda.
Contohnya posisi sales di sebuah departemen marketing, meski memiliki posisi yang sama, spesifikasi job desc tiap sales bisa saja berbeda.
Salah satu contoh job desc sales, misalnya saja untuk follow-up penjualan sedangkan sales lainnya memiliki tugas dan tanggung jawab lain.
Maka dari itu, sebaiknya ketika membuat job description kamu memahami dahulu apa yang perusahaan butuhkan.
Bagaimana Cara Membuat Job Description yang Baik?
Setelah memahami pentingnya job description, kamu juga perlu tahu bagaimana cara membuat job description yang baik dan benar.
Dalam lingkup perusahaan, menyusun job description merupakan tanggung jawab dari beberapa pihak.
Mulai dari pihak manajemen SDM, senior, atasan langsung, hingga pemilik perusahaan.
Yuk, langsung saja kita bahas bagaimana caranya mengisi job description yang baik dan benar.
1. Lakukan analisa pekerjaan
Sebelum membuat job desc karyawan, sebaiknya kamu melakukan analisis terlebih dahulu terkait pekerjaan tersebut, mulai dari tugas, tanggung jawab, dan kewajiban yang harus dilakukan.
Selain itu, kamu juga perlu menganalisa job desc antara satu karyawan dengan yang lainnya sehingga tidak terjadi tumpang tindih.
Selanjutnya, kamu perlu menganalisa deskripsi pekerjaan dengan alur perusahaan secara menyeluruh.
2. Bandingkan dengan perusahaan lain
Meski job description memiliki sifat fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, kamu juga perlu membandingkannya dengan perusahaan lain.
Hal ini dilakukan sebagai cross check, agar saat mengisi deskripsi pekerjaan tidak ada poin yang terlupakan.
3. Perhatikan susunan kata
Menyusun job description memang tidak bisa sembarangan.
Selain harus memastikan isinya sesuai tugas dan tanggung jawab di posisi tersebut, job description juga harus singkat dan mudah dipahami.
Hal ini dilakukan untuk membantu kandidat memahami kualifikasi dan keterampilan apa saja yang memang dibutuhkan perusahaan.
Maka dari itu, job description yang ditulis perlu menggunakan kalimat yang mudah dipahami, dimengerti, dan dicerna.
Dengan begitu, job desc yang kamu buat pun akan lebih mudah dipahami oleh calon karyawan.
4. Penjelasan detail dan tidak bertele-tele
Agar memudahkan calon kandidat mengerti isi dari job description, sebaiknya hindari kalimat yang bertele-tele.
Ketika menulis job description, jelaskan dengan mendetail tugas dan tanggung jawab di dalam pekerjaan tersebut.
Tulis penjelasan tersebut secara ringkas namun memiliki makna yang jelas.
Misalnya untuk posisi admin media sosial, sebaiknya kamu menguraikan juga media sosial apa saja yang akan menjadi tanggung jawabnya nanti.
Selain itu, sertakan pula apa saja tugas dan kewajibannya sebagai admin sosial media.
5. Jabarkan harapan perusahaan
Job description bukan hanya berisi detail tugas yang harus dikerjakan saja, lho.
Namun bagian terpenting dari menyusun job description yakni, kamu perlu menyertakan harapan perusahaan dalam tugas yang dicantumkan.
Penjabaran akan harapan dan ekspektasi perusahaan akan menekankan tanggung jawab yang dimiliki oleh karyawan di posisi tersebut.
Ini merupakan salah satu hal penting yang wajib ada namun sering terlupakan.
Maka dari itu, jangan lupa untuk memasukkan poin ini ketika mengisi deskripsi pekerjaan, ya.
6. Memahami tujuan job description
Tips pertama, sebaiknya kamu memahami dulu apa tujuan dari membuat job description.
Pada dasarnya, job description digunakan untuk lowongan pekerjaan dan panduan karyawan sebelum mulai bekerja.
Bila tujuan membuat job description untuk lowongan pekerjaan, maka kamu tidak perlu mencantumkan ekspektasi dan tanggung jawab di posisi tersebut.
Jadi, kamu cukup membuat job description sederhana saja.
Sebaliknya, bila tujuan pembuatan job description untuk catatan karyawan.
Maka detail mengenai tanggung jawab sampai ekspektasi perusahaan wajib kamu cantumkan.
7. Buat dalam format daftar
Hindarilah, membuat job description dalam format ulasan.
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, job description harus mudah dipahami dan detail.
Jika kamu membuat job description dalam format ulasan, tentu akan sulit dipahami.
Oleh karena itu, lebih baik kamu membuat job description dalam format daftar atau list.
Tulis masing-masing tugas pada poin dan nomor berbeda sehingga lebih terarah dan mudah dipahami.
8. Sertakan deskripsi jabatan
Adanya deskripsi pekerjaan akan memberikan gambaran jelas mengenai tugas yang akan dilakukan.
Misalnya saja deskripsi pekerjaan seorang sales, marketing, dan juga admin pastinya akan berbeda.
Kamu juga bisa masukan informasi terkait bonus dan tunjangan berupa asuransi kesehatan online karyawan untuk menarik calon kandidat.
Dengan memberi proteksi kesehatan terhadap karyawan, maka dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan.
Baca Juga: Tips Memilih Asuransi Kesehatan untuk Karyawan, HRD Harus Tahu!
Nah, bagi kamu yang membutuhkan perlindungan asuransi bagi karyawan.
Rey for Business siap menjaga semua karyawan kamu agar tetap sehat dan produktif.
Dengan menjadi member Rey, karyawanmu bisa langsung berkonsultasi dengan dokter, baik online maupun offline.
Tebus obat pun bisa gratis, lho. Mau rawat jalan atau rawat inap? Bisa juga.
Untuk info lebih lanjut, kamu bisa klik banner di bawah ini, ya!
9. Sesuaikan gaya bahasa dengan target pelamar
Kalau kamu berniat menyusun job description untuk lowongan pekerjaan, sebaiknya sesuaikan dengan gaya bahasa target pelamar.
Coba kita ambil contoh, job desc untuk pekerjaan sebagai staff admin media sosial.
Di mana, deskripsi pekerjaan untuk posisi ini akan lebih tepat untuk pelamar di usia 25-28 tahun.
Jadi, akan lebih baik jika kamu menggunakan bahasa tidak baku.
Sebaliknya untuk lowongan staff profesional atau manajerial, kamu bisa menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh target pelamar di rentang tersebut.
10. Tunjukan karakter perusahaan
Cara membuat job description untuk lowongan pekerjaan berikutnya adalah dengan menunjukkan karakter perusahaan.
Kamu bisa tunjukkan kepada calon kandidat, apakah perusahaan memiliki karakter santai dengan sistem kerja fleksibel atau malah sebaliknya.
Demi menunjukkan karakter dan prinsip perusahaan, sebaiknya deskripsi pekerjaan tidak dibuat secara copy-paste dari format maupun template yang ada.
Enggak hanya itu, dengan membuat template yang orisinil akan membuat perusahaan terlihat profesional.
Beberapa Contoh Job Description
Nah, supaya kamu lebih paham mengenai deskripsi pekerjaan, yuk kita lihat beberapa contoh job description di bawah ini!
1. Contoh Job Description Sales Executive
Posisi: Sales Executive (masa percobaan selama 3 bulan pertama).
Penempatan: Kantor Cabang Surabaya.
Departemen: Sales.
Tujuan umum pekerjaan: Dapat meningkatkan penjualan dan juga mempertahankan kepuasaan konsumen.
Tugas dan Kewajiban:
- Melakukan kunjungan kepada konsumen potensial.
- Melakukan negosiasi mendetail mengenai harga.
- Memastikan adanya agreement dengan konsumen sekaligus juga mampu close sales.
- Mengumpulkan informasi untuk pelanggan dan pasar.
- Identifikasi peluang bisnis dan pasar baru.
- Memberikan feedback berdasarkan tren pembelian.
- Menjadi wakil perusahaan dan organisasi dalam berbagai acara termasuk pameran dan demonstrasi.
- Membuat catatan penjualan dan mengirimkan laporan ke kantor pusat.
- Meninjau kinerja penjualan dalam rentang waktu tertentu.
- Mencapai dan meningkatkan target penjualan.
Lingkup kewenangan: Bertanggung jawab untuk target individu dan tim.
Report line: Ketua tim dan manajer departemen sales.
Informasi lainnya:
- Mampu bekerja sebagai tim.
- Work from office atau mobile working sesuai kesepakatan dengan tim.
Baca Juga: Apa Itu Employer Branding? Lakukan Strategi Ini di Era Digital
2. Contoh Job Description Admin Media Sosial
Posisi: Admin Media Sosial (masa percobaan selama 3 bulan pertama).
Penempatan: Kantor Cabang Surabaya
Departemen: Marketing.
Tujuan umum pekerjaan: Meningkatkan engagement media sosial perusahaan.
Tugas dan Kewajiban:
- Merancang setiap konten untuk Instagram, Facebook, dan Tik Tok.
- Melakukan riset untuk konten yang akan diunggah.
- Mempersiapkan gambar, video, dan copywriting untuk setiap konten.
- Melakukan editing konten.
- Memberikan laporan engagement masing-masing konten di media sosial.
Lingkup kewenangan: Bertanggung jawab sepenuhnya untuk setiap konten yang diunggah.
Report line: Manajemen departemen marketing.
Informasi lainnya:
- Mampu bekerja sebagai tim.
- Work from home atau from office sesuai kebutuhan.
Penutup
Setelah melihat cara membuat job description dan juga contoh di atas, sekarang kamu tidak kesulitan lagi kan, untuk membuat deskripsi pekerjaan?
Job description harus bisa memberikan gambaran tugas serta tanggung jawab karyawan.
Maka dari itu, pembuatan job description perlu detail namun mudah dipahami.
Masih ada pertanyaan seputat topik ini? Yuk, komen di bawah!
Aul Risky